待办事项列表
Zim笔记本经常用于跟踪进行中的活动，包括未完成的任务和"待办事项"列表。Zim包含一个任务列表插件来帮助组织任务。但是，您在如何使用它方面有很大的自由度，您也可以在不使用此插件的情况下在Zim中维护任务列表。
无论您做什么：保持简单，任务管理没有"万能药"。不知何故，待办事项列表总是杂乱无章，并且意味着工作。控制它们的唯一方法是经常审查和更新它们。
如何编写任务
您可以使用常规项目符号列表或复选框列表来定义任务。在使用插件时，以"TODO"或"FIXME"开头的行也被支持为任务。后一种形式通常用于跟踪笔记中需要更多编辑的地方，例如，因为您想更新笔记或需要添加更多文档。对于笔记本外的任务，复选框是更合逻辑的选择。
该插件还支持向任务添加优先级、标签或标签和截止日期的语法。
将任务放在哪里
当然，您可以将任务放在笔记本的任何页面中。一般来说，您会看到两种思想流派：要么将所有任务放在每日或每周页面中，要么将任务放在单独的页面上，例如按项目或主题，或按上下文。实际上，大多数人两者都使用。您在办公室中经常看到的每日待办事项列表是每日列表的明显例子。购物清单是上下文列表的明显例子，因为它只有在您实际在商店时才有用。
按（截止）日期组织任务
在任务管理（GTD）方法中，建议不要按截止日期组织任务，而是建议将所有受时间限制的事项放入您的日历或议程中。如果某事有截止日期，您最好预留时间来处理它。
但是，截止日期也可以作为确定工作优先级的一种方式。如果您的日程安排中有足够的开放时间来处理列表中的任何事项，或者截止日期更加灵活，这种方法会有效。这样，日期显示什么最紧急。但不要仅仅依靠您的待办事项列表来满足这些截止日期。
子弹笔记方法使用不同的方法，通过在每日或每周页面上跟踪任务或将它们放入"未来日志"中。这里，分配给它们的日期与其说是截止日期，不如说是您打算何时执行它们的计划。因此，日志或多或少地兼作日程安排。
按优先级组织任务
组织的另一个轴是设置优先级。优先级的理念是某些事情比其他事情更重要。但是最终，您列表中的所有内容都很重要 - 或者至少应该是 - 否则为什么它首先在您的列表中？而且即使是不太重要的事情仍然需要完成。因此，如果您使用优先级，聪明的做法是思考"优先级"对您来说实际意味着什么。
考虑要拾取哪些任务和要放弃哪些任务的一种常见方式是所谓的"艾森豪威尔矩阵"（有关更多背景信息，请参阅许多在线文章）。在这种方法中，任务被分类为：
- 紧急且重要（*）- 尽快完成
- 重要但不紧急 - 为这些任务腾出时间
- 紧急但不重要 - 应该被计划，或者更好的是，如果您有条件的话，委托给他人
- 不紧急且不重要 - 为什么这些会在您的列表上？
（）"重要"通常意味着"对我重要"，或"由我而不是别人来做这件事很重要"*
按优先级组织任务的一种方式是质疑每个项目的重要性和紧急性。
- 给紧急且重要的任务分配最高优先级（插件语法中的"!!!"）并可能设定截止日期。
- 给重要但不紧急的任务分配下一个优先级（"!!"），如果没有紧急项目，就处理这些任务 - 或者如果您总是有紧急项目，就预留时间。
- 给紧急但不重要的任务分配下一个优先级（"!"），并确保计划或委托这些任务，否则它们永远不会发生。
现在，所有没有优先级的任务被视为不紧急且不重要，应该从列表中删除。此外，当输入新任务时，您可以不设置优先级，并将此分类用作"收件箱"，在下次列表审查时，这些任务要么被分配更高的优先级，要么再次被删除。
按上下文组织
GTD方法提倡按上下文组织任务。这个理念是大多数任务只能在特定环境中执行。例如，您可能需要在办公桌前处理一些任务，在家中处理其他任务。这些可以用像@work和@home这样的标签标记。或者，您可能根据任务的大小和所需的精力，保持周末想做的事情和下班后晚上要做的事情的单独列表。在这里，您可以使用@weekend和@evening标签，并从这些选择中选择您的下一个任务。
并非所有基于上下文的组织都需要通过任务列表和标签。例如，如果您在工作环境中定期与某些人会面，您可以保留一个在下次与该人会面时要讨论的主题列表。这可以是每人或每客户一个页面，并包含一个项目符号列表。不需要使用具有特定标签的任务。但如果您愿意，当然可以使用。
按项目组织
参见描述GTD方法的页面中的什么是"项目"？。一般来说，如果您有专门的时间块或会议来处理项目 - 项目然后充当上下文 - 或者当您想在一个页面上概览项目时，按项目组织是有意义的。
不是所有事情都需要成为任务
记住，笔记本中的每个项目都不需要成为任务是很好的。任务应该是可行动的和具体的。如果您有10个想要头脑风暴的项目，与其有10个说"头脑风暴想法xyz"的任务，也许更好的方法是有一个单独的笔记，其中包含头脑风暴想法的列表，并在您的日程中预留一些时间进行头脑风暴。
另一个例子是您想要记住以供以后审查的事项列表，这些可能会产生任务。您肯定应该在笔记本中捕获这些内容，但不一定作为待办事项列表上的任务。